Faktura

Inden du rykker for betaling, skal du sende en faktura. Det er vigtigt, at du har faste rutiner for fakturering, så dine debitorer bliver opkrævet, mens de har dit arbejde/din leverance i frisk erindring.

En faktura bør indeholde:

• Debitors nøjagtige navn og adresse, samt CVR-nummer (såfremt debitor er erhvervsdrivende).
• Et fakturanummer.
• Fakturadato
• Det fakturerede beløb, herunder med angivelse af moms.
• Forfaldsdato (sidste rettidige betalingsdag).
• En beskrivelse af den leverede vare eller ydelse.
• Din virksomheds oplysninger, herunder betalingsinformationer, fx kontonummer.
• Rentebestemmelse.

Rykkerskrivelse

Betaler din debitor ikke til tiden, bør du hurtigt efter overskridelsen af betalingsfristen reagere eksempelvis ved at sende en rykkerskrivelse.

Det kan dog skyldes en fejl eller forglemmelse fra debitors side, at du ikke har modtaget betaling. Vi anbefaler derfor, at du sender op til tre rykkere, så debitor får mulighed for at betale, inden sagen går videre til inkasso. Det er ikke nødvendigt med tre rykkere men ofte anbefalelsesværdigt.

Når du sender en rykker til debitor, kan du opkræve et rykkergebyr. Som hovedregel må du maksimalt opkræve kr. 100,00 pr. rykker. Du må højst opkræve rykkergebyr for tre rykkere vedrørende samme faktura. Der skal gå minimum 10 dage mellem hver rykker for at kunne opkræve rykkergebyret. Er debitor erhvervsdrivende, kan I inden fakturaen sendes, aftale et højere rykkergebyr end kr. 100,00.

Kompensationsbeløb

Hvis debitor er erhvervsdrivende, kan du opkræve et fast kompensationsbeløb til dækning af de omkostninger, du har i forbindelse med den manglende betaling. Beløbet er et engangsbeløb, som du kan opkræve allerede i den første rykkerskrivelse. Beløbet er fastsat til kr. 310,00.

Inkassovarsel

Den sidste rykker, du sender, skal indeholde et udtrykkeligt varsel (det såkaldte inkassovarsel). Et inkassovarsel er en udtrykkelig angivelse af, at manglende betaling inden for 10 dages frist vil medføre, at sagen overdrages til inkasso, og der derved påløber yderligere omkostninger. Et inkassovarsel er en forudsætning for, at du kan sende kravet til inkasso.

Det vil typisk være den tredje rykker, der indeholder et inkassovarsel, men du kan også give et inkassovarsel i den første eller anden rykker, hvis du vælger kun at sende én eller to rykkerskrivelser.

Skylderklæring

Hvis debitor er enig i at skylde dig beløbet, kan debitor underskrive en såkaldt skylderklæring. En skylderklæring er et dokument, hvor kravet mod debitor er opgjort. Med sin underskrift erkender debitor at skylde dig beløbet.

Vær opmærksom på, at skylderklæring kan underskrives ved fysisk underskrift eller digitalt med NemID. Hvis der underskrives med fysisk underskrift, skal kreditor opbevare den originale, underskrevne skylderklæring. Fogedretten kræver dokumentet i original.

En skylderklæring kan anvendes som et såkaldt fundament. Det betyder, at du med en underskrevet skylderklæring kan få indkaldt debitor til et møde i fogedretten med henblik på tvangsinddrivelse af det beløb, han/hun skylder dig.

Renter

Når du sender en rykker, skal det fremgå, hvor meget der er påløbet i renter.

Du skal være opmærksom på, om din kunde er erhvervsdrivende eller forbruger, da det har betydning for din mulighed for at opkræve renter.

Hvornår kan du kræve renter?

Du kan kræve renter fra forfaldsdagen, hvis denne er fastsat i forvejen. Det kan være fastsat i aftalen med kunden. Hvis kunden er erhvervsdrivende, anses forfaldsdato også aftalt i forvejen, hvis denne fremgår af fakturaen, og kunden ikke kommer med indsigelser herimod.

Er forfaldsdatoen ikke fastsat i forvejen, kan du tidligst kræve renter 30 dage efter fakturadatoen.

Hvad kan der kræves i renter?

Er debitor forbruger kan du højst opkræve den såkaldte procesrente. Procesrenten er lig nationalbankens udlånsrente (som ses på deres hjemmeside) med tillæg af 8% pr. år.

Er debitor erhvervsdrivende, kan I aftale en højere rentesats end procesrenten. Angivelse af en højere rentesats i fakturaen er typisk ikke tilstrækkeligt til at anse en højere rentesats som værende aftalt. Rentesatsen bør derfor fremgå af aftalevilkårene eller en ordrebekræftelse. I nogle brancher kan der være sædvane for en højere rentesats.

Er der med en erhvervsdrivende debitor ikke indgået en aftale om rentesatsen, kan der højst opkræves procesrentesatsen. 

Fortsat ingen betaling

Så snart fristen for betaling i den sidste rykker er udløbet, kan kravet ”tages til inkasso”. Dvs. at du overgiver sagen til en advokat eller et inkassofirma. De vil typisk i første omgang sende en inkassoskrivelse til debitor med opkrævning af hovedstol, renter, gebyrer og inkassoomkostninger samt angivelse af en betalingsfrist.

Betaler debitor fortsat ikke, er der mulighed for:

• At bede fogedretten om at fastsætte en mødetid i fogedretten (udlægsforretning), hvis debitor har underskrevet en skylderklæring.
• At udarbejde et betalingspåkrav og sende det til fogedretten, hvis kravet ikke er større end 100.000 kr. ekskl. renter og gebyrer, og der ikke er indsigelser.
• At udarbejde en inkassostævning og sende den til civilretten, hvis kravet er større end 100.000 kr. ekskl. renter og gebyrer, og der ikke er indsigelser.
• At udarbejde en stævning, uanset kravets størrelse, hvis der er indsigelser til kravet.

Det er ikke et krav, at du lader sagen gå videre til en advokat eller et inkassobureau. Du kan alternativt selv fortsætte sagen ved fogedretten eller civilretten, hvis kravet er mindre end kr. 50.000,00.